写报告,目的只有一个,那就是解决问题,既然是解决问题,首先就得提出问题,然后是分析问题,可以概括为“说结果、找原因。出对策”。下面以经营分析报告为例,介绍“三段论式”分析报告的协作方法。
说结果
我们在描述公司状况时,只能选取几个观察点,这几个观察点包括经营环境、市场开拓。销售收入、成本费用、利润分析、应收账款、产品质量、客户投诉、物资供应、生产安全、人力资源、制定流程等,并将他们与历史状况相比,看自己是进步了还是退步了;与同行相比,看自己所处的竞争地位;与标准或计划相比,看自己完成目标说我程度。而且,不同企业,不同时期,不同地点,不同条件。不同管理方式和风格,选择观察点也不尽相同。这一部分是分析报告的前提和基础,如果现状不能准确描述出来,分析问题和解决问题则是无稽之谈。
找原因
公司本年度的经营业绩为什么是这个结果?如果你不能回答这个问题,就无法找到原因,分析方法包括从外部到内部。从主观到客观、从整体到局部、从过去到现在、从数量到价格、从总量到结构分别进行剖析。企业的目的是盈利,所以分析的源头应从利润开始,采用例推的方法,围绕着影响利润实现的因素逐层开展。下面以某针织企业为例(数据均为假设),说明结构分析的应用:还可根据具体情况进一步细分,直到无法分解为止。比如,纱线成本增加时采购成本增加还是损耗增加?损耗增加时纱线质量原因还是生产过程原因?生产过程原因是设备问题还是员工问题?等等。
出对策
落实方案,寻找所需要的资源,明确质量要求,责任人和时间,并未此制定激励机制,以实现目标。
本案例中,企业3月盈利40.05万元,比上期增长9.17%,主要贡献来自销售增加,仅此一项即实现利润25.61万元。对利润的影响为63.22%,所以扩大销售仍是增加利润的主要途径,此外,采取积极的销售政策和激励措施地利润的贡献不容忽视。另外,对实现利润负面影响较大的是直接人工,纱线成本和财务费用,三者对利润的影响高达41.6%,经查,直接人工增加时因为3月新招了20名员工,工资净增4万多元,而且本月他们 一直在进行培训,没有任何产出,此因素在后期会逐渐消除;纱线成本增加的原因:一是采购价格比上期上涨了6.4%,二是损耗比上期增加了4.2%,其中损耗增加的一个重要原因是纱线质量下降,断头较多。所以,一方面需要加强与供应商的合作沟通,另一方面应加强进货检验力度,严格检验标准等等,其他因素都可按此法进行剖析。
文/喻伟 文章来源《企业管理》
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